martes, 9 de junio de 2009

TOMA DE DECISIONES


PROCESO DE TOMA DE DECISIONES EN LOS PROYECTOS

Concepto de decisión -- ¿Qué se entiende por decisión? La elección, entre diversas alternativas, de un curso de acción para lograr uno o más objetivos.

Una decisión debe comprender:

- el pasado, periodo en que se desarrolló el problema, se recogió información y se hizo sentir la necesidad de información;

- el futuro, momento en que se aplica y evalúa la decisión; y

- el presente, etapa en la que se identifican y analizan las alternativas.

Requisitos para la decisión—Para tomar una decisión eficaz se necesita:

- Conocer los componentes de de la decisión, sus factores limitativos y las relaciones de la decisión en los niveles jerárquicos que se toman.

- Ser capaz de decidir.

contenido:

- Definicion del problema

- Objetivos

- comunicacion de la decision


DEFINICION DEL PROBLEMA

Problema:

- Es la discrepancia entre lo planificado y lo obtenido.

- Tiene que ser:

· Identificado

· Localizado

· Descrito

- Es una variación, determinada por los factores más diversos que producen efectos no deseados.

Causas:

Siempre hay algo que diferencia lo que fue afectado por la causa de lo que no lo fue. La causa se identifica por medio del análisis de las desviaciones, o sea, de los efectos no deseados; la causa principal es la que explica las desviaciones de la manera más precisa, por medio de las variaciones.

Para poder tener la solución a nuestro problema debemos de generar un proceso que compare lo que sucede con lo que debería suceder(desviación), compare lo que constituye un problema con lo que no lo constituye(identificación del problema) y compare los efectos de las causas reales con los de las causas probables.

Para esto debemos de tener información a las siguientes preguntas:

¿Qué? à ¿En qué consiste el problema?

à ¿En qué objeto o cosa se manifiesta?

¿Dónde? à ¿Dónde se encuentra la desviación, en que objeto o cosa?

à ¿Dónde se encuentran los objetos?

¿Cuándo? à ¿Cuándo se observó la desviación en el objeto o cosa?

à ¿Cuándo se observó la desviación en el objeto o cosa?

¿Magnitud? à ¿Un objeto o varios?

à ¿De qué magnitud es la desviación?

*Acentuada

*Leve


OBJETIVOS

No importa cuán grande y complejo sea un proyecto, nunca debe ser visto como un fin en sí mismo, sino como un medio para lograr un objetivo más amplio.

Por ello, un proyecto siempre persigue dos tipos de objetivos:

• Uno de largo plazo, que se define como objetivo de desarrollo. El objetivo de desarrollo es el propósito último al que el proyecto contribuye, pero está más allá de su alcance inmediato. Es decir, el objetivo de desarrollo será alcanzado en un campo específico a través de una serie de acciones interrelacionadas de las cuales el proyecto es solamente una parte.

• Uno o más objetivos inmediatos. El objetivo inmediato de un proyecto es el propósito específico que el proyecto espera lograr en determinado período, por sí mismo, y con sus propios recursos.

Cómo se define un objetivo.

Muy a menudo, en la definición de objetivos usamos expresiones como:

Asistir…

Mejorar…

Fortalecer…

Promover…

Coordinar…

Modernizar…

Estas expresiones representan la descripción de un proceso y poco sirven para describir objetivos.

Un objetivo no es un proceso, sino un punto de llegada. Es la descripción de una situación deseada y satisfactoria que nos gustaría existiera al final de un proyecto. Es una fotografía imaginaria de esa situación.

Un objetivo correctamente definido debe indicar: cuándo se espera alcanzarlo; quiénes se beneficiarán; y el tipo, cantidad y calidad del cambio (impacto) que el proyecto por sí mismo generará.

Para la correcta formulación de objetivos, debemos identificar criterios o indicadores cuantitativos y cualitativos de éxito que nos permitan medir y juzgar el cambio (impacto) que se espera genere el proyecto.

Los indicadores de éxito deben ser: pre-establecidos; específicos y explícitos; pertinentes y verificables objetivamente.


LA COMUNICACION EN LA DECISION

En cuanto a la comunicación de la decisión, cabe distinguir dos objetivos: uno es movilizar las personas encargadas de la implementación; el otro es simplemente informar a las demás personas que se verán afectadas por la decisión. De todos modos, este segundo aspecto puede tener que ver con la implementación, por que es factible que las personas afectadas reaccionen de una manera que atente contra ella.

En materia de comunicación hay cuatro conceptos generales que no deben pasarse por alto y que son especialmente aplicables para lograr una implementación afectiva.

El primer concepto se refiere a qué es una comunicación eficaz. Aquí alguien puede dar el siguiente tipo de respuesta: una comunicación eficaz es una comunicación clara, o bien una comunicación claramente entendida. Sin embargo, estas respuestas no son suficientes. En la medida que la comunicación se oriente a provocar cierta acción, la eficacia radica en que se logre este objetivo. Y la comunicación para la implementación de la decisión, como la mayoría de las comunicaciones, está orientada a la acción. Vale decir que una comunicación eficaz es aquella que logra la acción buscada.

El concepto tiene que ver con la aplicación del primero. Se refiere en las etapas por las cuales pasa normalmente una persona respecto de una cuestión antes de llegar la acción. Estas etapas son:

Desconocimiento de la existencia de la cuestión.

Conocimiento de la existencia de la cuestión.

Comprensión.
Compromiso (para actuar).
Acción

Muchas veces se encara la comunicación de una manera demasiado simplista, suponiendo que el destinatario tiene el conocimiento y la comprensión suficientes; o bien descuidando todo lo que hay que decir o escuchar para favorecer el compromiso. En este orden de cosas, no debe olvidarse que en todo el proceso inherente al diseño y ejecución de una decisión es probable que actúen dos grupos de personas: uno que participó en las etapas previas a la decisión, y el otro encargado de la implementación, pero que no participó significativamente en dichas etapas. Por lo tanto, es natural que luego de tomarse la decisión, pero antes de ponerse en marcha la implementación, el primer grupo tenga bastante más compresión y compromiso que el segundo. Y es un rol de la comunicación superar esta brecha. No obstante, es habitual que se caiga en el error de pasar por alto dicho rol.

El tercer concepto parte de un reconocimiento del segundo concepto. Si la comprensión y el compromiso del otro son ingredientes necesarios, la comunicación debe tener dos flujos: uno es dar información y el otro es recibirla. O sea: no sólo hay que decir, sino también hay que escuchar. Y la omisión de escuchar es otro defecto bastante común. Escuchar las preguntas y comentarios del otro sirve para probar sus conocimientos. Además, lo que el otro diga puede ser interesante para enriquecer el conocimiento de todos. Por otra parte, el escuchar, el darle participación al otro, tiende a favorecer su compromiso. Esto lo trataremos mas detenidamente en el capitulo sobre la participación en la toma de decisiones.

El cuarto concepto versa sobre que constituye el entendimiento entre las partes que se comunican, y llama la atención sobre las dificultades que afronta el entendimiento. El flujo de la comunicación tiene un emisor, un mensaje y un recepto. Además, tanto el emisor como el receptor poseen un bagaje de conocimientos, valores y actitudes que afectan la emisión y la recepción del mensaje. Esto hace que el mensaje en sí sea una pieza incompleta, que sólo tiene sentido unida al bagaje respectivo: el del emisor o el del receptor. El entendimiento entre las partes radica en la concordancia entre: a) el mensaje que el emisor supone haber emitido y b) el mensaje que el receptor, ha interpretado. Esta concordancia se puede deteriorar porque:

Existen elementos del bagaje del emisor que afectan el contenido de su mensaje, pero no son explicitados y en consecuencia no son percibidos por el receptor.

El mensaje en si es confuso.
El receptor no presta atención al mensaje.
Existen elementos del bagaje del receptor que influyen sobre su interpretación del mensaje, pero que no son percibidos por el emisor.

Lo antedicho puede expresarse de otra manera, señalando que existen cuatro mensajes distintos:

1) El que uno quiere enviar o piensa que envía.

2) El que uno envía.

3) El que otro recibe.

4) El que otro interpreta.

El cuarto concepto acerca del entendimiento entre las partes y sus dificultades refuerza el tercer concepto referente al carácter bidireccional de la comunicación. Cuanto más se escuchen las partes, más estarán en condiciones de detectar y superar las diferencias señaladas en el apartado anterior. Sin embargo, es común que este principio se descuide cuando se encarar la comunicación para implementar una decisión. Quien o quienes tomaron la decisión suelen estar demasiado ansiosos en lograr la implementación y entonces tienden más a decir que a escuchar. http://www.ivoox.com/toma-decisiones-audios-mp3_rf_82655_1.html